小黑 的部落格

如何保存和管理知識，是個人知識管理的一個非常重要的問題。很多人下載的資料很多，但大多數甚至從來沒有打開過，或者不知道放到哪裡了，實際上這樣的知識對於個人來說是沒有價值的。

　　在大多數人的電腦中，「桌面」、「我的文檔」、「下載」、「IE收藏夾」等目錄都是混亂不堪的，極大的影響了個人的工作效率，如果有多台工作電腦（如公司的台式電腦、家裡的台式電腦、筆記本電腦），則文檔管理的混亂程度將翻倍增加。

　　我對於個人知識管理的心得是：利用Dropbox軟件同步多台電腦文檔，所有文檔按照分類放在不同的文件夾內進行管理。

　　系統默認的下載目錄不放在Dropbox目錄中，每次下載完成後，手動將需要的文件移動到指定的分類目錄裡。

　　下圖是我設計的基於Dropbox的個人知識管理方案，可以自動實現家裡和辦公室的個人工作平台的知識管理，提高個人的工作效率。

　　這個知識管理平台的配置方法和過程如下：

　　安裝Dropbox的時候，選擇自定義目錄，然後選擇磁盤，例如E磁盤，這樣，My Dropbox目錄就建立在這個磁盤的根目錄下。

　　接著，在My Dropbox目錄下建立如下目錄：Work，My Documents，Archive、Src、Doc、Software、Favorites目錄。

　　對於Windows XP用戶，安裝微軟提供的一個小工具junction，執行命令junction "C:\Documents and Settings\Administrator\桌面\Work" "E:\My Dropbox\Work"，可以在桌面生成一個Work目錄，所有的草稿文件都可以放在這個目錄下。

　　在桌面上的「我的文檔」點右鍵，選「屬性」，目標文件夾選擇「E:\My Dropbox\My Documents」，點「移動」，可以把「我的文檔」移動到Dropbox目錄下。

　　「我的文檔」和「存檔文檔」內均存放我自己產出的文檔，個人類的放在「個人文檔」中，工作類的按照項目放在「項目文檔」中。

　　「我的文檔」的內容是當前正在進行的項目和文檔，「存檔文檔」保存以前歷年的歷史文檔，存檔文檔通常只讀，不進行修改。

　　MSN的消息可以保存在My Documents目錄（「我接收到的文件」目錄），實現MSN消息的同步，但QQ的消息不要保存在My Documents目錄下，因為QQ消息文件和MSN不同，QQ的非常大，很難進行同步。

　　非自我產生的文檔，例如從網上下載的資料，學習文檔等等，都按照類別放在「參考資料」（Doc）目錄下。

　　「我的收藏夾」目前為IE系統的收藏夾，設置方法是，打開REGEDIT，在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\User Shell Folders中，修改Favorites的數值為E:\My Dropbox\Favorites，這樣，即可將IE的收藏夾放到Dropbox目錄下進行同步。

　　常用軟件Software目錄裡存放最常用的一些軟件程序或安裝程序，不要放一些大文件，通常我只放10M以下的小文件。

　　經過上述操作，就可以把Dropbox打造成為一個可自動同步的工作平台，無論在家，在公司，還是在外出差，只要能上網，就能在基於Dropbox的工作平台上編輯最新的工作文檔，很好地提高了工作效率。